Motivo do evento determina regras cerimoniais, afirma chefe do cerimonial da Prefeitura de SP

por marcel_gugoni — publicado 12/04/2012 09h41, última modificação 12/04/2012 09h41
São Paulo – Carlos Takahashi diz que esses pontos devem ser definidos antes mesmo de fechar cronograma e orçamento de qualquer programação.
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Um almoço para receber diretores de uma multinacional que vêm do exterior ou uma palestra para divulgação de um projeto em parceria com o poder público são eventos totalmente distintos, mas que requerem o mesmo critério para a realização a partir das regras e normas de cerimoniais. A motivação é o ponto de partida, que vai definir os passos seguintes de cronograma, orçamento e as figuras convidadas para o evento. 

Carlos Takahashi, chefe do cerimonial da Prefeitura de São Paulo, afirma que qualquer evento parte de um único lugar: é o motivo para a sua realização. “Toda cerimônia tem uma importância, uma necessidade e uma urgência”, diz. “O conhecimento das normas de cerimonial é fundamental porque toda vez que uma empresa promove um evento, há prerrogativas para autoridades públicas e outras personalidades no que se refere a precedência, colocação das pessoas, ordem das falas.” 

Ele falou sobre algumas regras e costumes do cerimonial em entrevista ao site da Amcham, após participar do comitê de Secretariado na Amcham-São Paulo nesta quarta-feira (09/04). Falando a uma plateia, em sua maioria, formada por secretárias, ele diz que “é fundamental passar a essas profissionais conhecimentos desse tipo”. É comum as secretárias ficarem incumbidas de organizar encontros e outras cerimônias nas empresas. 

“Outro dia me ligou uma secretária de uma empresa cujo chefe havia pedido que ela realizasse um almoço e dois jantares, em um hotel de São Paulo, para receber o presidente mundial da companhia. Eu perguntei o que ela precisava. E ela: ‘não sei nem por onde começo!’.” 

Segundo ele, três características são essenciais para qualquer um que queira fazer um evento. “Trata-se de bom senso, boa organização e boa vontade”, sumariza. “O que não pode é ter medo. Cerimonial não é um bicho de sete cabeças. Ao juntar bom senso, que praticamente todas as secretárias têm, boa vontade e algum conhecimento qualquer pessoa pode fazer um evento, até para o Presidente da República.” 

Cortesia e diplomacia 

Se dentro das empresas as regras para eventos são livres, as cerimônias acompanhadas por autoridades têm suas regras próprias. Elas são regidas pelo decreto federal número 70.274/72, que versa sobre e disciplina o cerimonial público brasileiro. Segundo Takahashi, essa lei é a mais adequada para nortear cerimônias. 

O especialista afirma que a diplomacia é a base dos cerimoniais atuais, que têm na cortesia sua principal característica. “Antigamente, os cerimoniais eram vinculados aos ciclos religiosos e imperiais, mas também tiveram seu caráter religioso e, durante a Idade Média, passaram a agregar o caráter militar.” 

Atualmente, o cerimonial adquiriu o contorno definido pela “presença de pessoas ilustres em eventos, muito vinculado às relações diplomáticas”. A palavra mais importante é a cortesia, destaca ele. “Cortesia em quê? Eu, como político ou anfitrião, deixo de usar os meus direitos para que você utilize os seus de sua posição. Eu abro mão da precedência.”

“Precedência é a ordem das pessoas pelo seu grau de importância devido a seus cargos”, detalha. “Só abre mão da precedência quem a tem. O que acontece muito em eventos que têm a participação de governadores, presidentes e outros, por conta de agenda apertada dessas pessoas, elas vão aos eventos e têm que sair mais cedo. Pela prerrogativa que teriam de encerrar o evento, elas abrem mão dessa prerrogativa em acabam falando antes para poder ir embora.” 

Takahasi conta que entrou na área após participar, como voluntário, da organização de uma cerimônia para a família real japonesa. “Na época, eu já trabalhava concursado na Assembleia Legislativa de São Paulo”, lembra. “Eu costumava fazer eventos dentro da colônia japonesa como apresentador e realizador, mas colocar isso como atividade profissional foi só a partir de 2000, quando fiz essa viagem ao Japão. Gostei tanto do trabalho voluntário que comecei a estudar o cerimonial e de um trabalho voluntário do outro lado do mundo. Isso virou minha vida.” 

Organização 

Voltando aos “três 'b' do cerimonial”, Takahashi diz que o bom senso é uma característica que se forma ao longo da vida da pessoa. “Para adquirir bom senso, o organizador precisa ter conhecimento sobre a motivação do eventos e suas bases, como por exemplo as normas corporativas da empresa onde ele trabalha.” 

A boa organização é questão de planejamento: é preciso ter um cronograma, um organograma de visitas e convidados e um orçamento. “Muitos eventos deixam de ser feitos a contento, embora exista o projeto, quando algum desses aspectos deixa de ser feito. A pessoa pode ter dinheiro, ter equipe, mas ela não soube se organizar com o tempo, mandando convite em cima da hora ou estoura o prazo.” 

Mas o essencial mesmo é a boa vontade, diz ele. “Esse tipo de evento, às vezes, passa uma imagem de arrogância devido à imposição de regras”, alega. “Mas a questão é simplesmente de assegurar uma regra bem cumprida. O cerimonial público, você pode não gostar, mas tem que respeitar.” 

“Se a pessoa tem conhecimento, tem bom senso, mas não demonstra boa vontade, ela perde uma grande parte do sucesso do evento, porque perde-se a satisfação das pessoas que participarão da festa.” 

Ele diz que quem vai a um casamento, tem que lidar com um cerimonial. “Esse tipo de evento religioso é uma ramificação do cerimonial público”, exemplifica o especialista. “Uma formatura é um cerimonial universitário. Em um jantar de empresa, a composição das mesas também vai exigir uma norma, uma diretriz. Todas essas atividades abertas têm como berço o cerimonial e as regras do decreto federal.” 

“A quem realiza o cerimonial, eu recomendo não sofrer, não ter medo, não se angustiar com o evento. Saber a motivação é prioridade para evitar ter que sair correndo atrás das coisas na última hora.”

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