Área de compras tem desafio de orientar e manter funcionamento do back office

por marcel_gugoni — publicado 04/12/2012 09h03, última modificação 04/12/2012 09h03
São Paulo – Consultor de gestão de compras diz desse trabalho está em atender clientes internos de forma que a necessidade seja prontamente atendida.
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A área de compras pode ser considerada estratégica, do ponto de vista organizacional, porque é uma das responsáveis por manter o back office em funcionamento. Mas muitas empresas costumam olhar com pouco cuidado para ela, dando mais atenção às aquisições diretas, ou seja, aquelas realizadas pelos próprios departamentos demandantes. É preciso haver um equilíbrio, afirma Cláudio Mitsutani, diretor da Atman Consultoria de Treinamentos Empresariais.

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“Muitas vezes as empresas não tratam as áreas indiretas com um nível de importância que deveriam dar, preferindo focar a atenção às áreas de gastos diretos”, diz ele. “E as empresas não dão tanta atenção a isso por vários motivos, seja porque o valor é menor ou porque as compras são pulverizadas.”

Segundo o consultor, a administração da compra indireta tem como desafio organizar as despesas organizacionais que sustentam o funcionamento da empresa. Mitsutani conversou com a reportagem do site antes de participar do comitê estratégico de Compras Corporativas, na Amcham-São Paulo, na quinta-feira (29/11).

O segredo da área de compras está em atender os clientes internos de forma a que a necessidade seja prontamente atendida e até antecipada. A regra serve para qualquer função. “Esse tipo de compra depende muito do perfil do cliente interno. Uma empresa de comunicação pode comprar serviços de uma agência de marketing assim como uma fábrica pode adquirir assistência de seguro de saúde aos funcionários.”

Estratégia madura

O funcionamento pode seguir os mesmo moldes da compra direta. A diferença é que, se a compra direta ocorre entre o cliente e o fornecedor, a indireta depende da atuação da equipe de compras. “Quem gerencia a compra tem que dar um tom mais pragmático ao trabalho e se organizar para comprar com custos mais competitivos.”

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Mitsutani diz que a política de compras afeta a gestão da empresa se não for bem negociada internamente. “É um tema bastante complexo para a gestão, porque é preciso haver uma maturidade de entendimento entre quem compra [a área de compras] e os clientes internos [os que usam os produtos ou serviços].”

A maturidade a que ele se refere faz sentido na medida em que os objetivos do cliente interno e do setor de compras devem apontar para o mesmo caminho na hora de lidar com o fornecedor ou a companhia terceirizada. “É preciso ter maturidade dos processos e entendimento porque senão a compra pode não dar certo quando o cliente interno quer uma coisa e quem está comprando quer outra.”

Ele ilustra com o exemplo de uma empresa que, durante alguns dias do mês, precisa de serviços de manobrista. Para a companhia, é possível terceirizar o serviço contratando motoristas profissionais no período requisitado. O orçamento do cliente interno vai definir quantos manobristas poderão estar disponíveis.

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“Se a empresa tem restrição de orçamento, não tem como pagar mais do que um. Para que a área de compras se prepare para fechar negócio de forma organizada, é preciso ter alinhamento com o cliente interno.”

Sem esse alinhamento, nem a área interna será capaz de buscar maior orçamento para o contrato tampouco a área de compras terá poder para negociar preços e prazos mais vantajosos. “É preciso ter um equilíbrio das questões e percepção do que se espera em termos econômicos como nível de serviço”, reforça o consultor.

“As compras indiretas, muitas vezes em valores monetários, não oferecem economia significativa. Mas independente de como seja feita a compra, ela existe e representa um gasto para a empresa”, defende. “Numa organização, há compras de vários elementos como produtos operacionais e até de prestadores de serviços. A questão é como se pode fazer isso: a área de compras pode ser de suma importância para gerir esses aspectos.”

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