Desenvolver rotina é mandatório para otimizar tempo, indica instrutor de carreiras

por marcel_gugoni — publicado 21/02/2013 16h37, última modificação 21/02/2013 16h37
Porto Alegre - Anotar e priorizar tarefas são primeiros passos para conseguir administrar cotidiano e criar dia-a-dia produtivo.
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A falta de tempo é um problema que afeta a rotina de quase todos os trabalhadores, de executivos a profissionais liberais, resultante de um dia-a-dia mal planejado. Otimizar o tempo é questão de desenvolver uma rotina detalhada de tarefas, aconselha Daniel Piantá, instrutor da consultoria Power Self. 

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“O tempo é o mesmo para todos. A diferença está no gerenciamento, em saber estipular as prioridades”, diz ele, que participou do comitê de Secretariado da Amcham-Porto Alegre na última quarta-feira (20/02). 

Criar uma rotina com o hábito de anotar os compromissos e ações a serem realizados, além de estruturar melhor a agenda, é crucial para quem precisa otimizar as horas diárias de trabalho, pois evita sobrecarga de tarefas e excesso de horas-extras. 

Além da anotação e do hábito de ter uma lista de tarefas, é preciso diferenciar compromissos de ações. “Compromissos são coisas que têm necessariamente hora para começar e para terminar, enquanto as ações têm prazos que são definidos ou não. O simples fato de lidar com essa distinção no dia a dia já faz uma grande diferença”, afirma. 

Rotina 

O instrutor defende que não há negociação para rotina. Ela é obrigatória e, justamente por isso, anotá-la e refletir sobre ela é importante para estar preparado para os imprevistos. 

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Para profissionais liberais e pessoas que não tenham uma rotina definida, é mais importante ainda fazer uma lista do que gostariam de fazer durante as 24 horas do dia – inclusive dormir. 

“Somente com essa organização somos capazes de desempenhar todas as demandas, pois não podemos fazer tudo e, apenas com clareza do que é necessário, podemos gerenciar as obrigações.” 

Outro ponto fundamental é a memória. “Nossa memória falha, e a de curto prazo mais ainda. Quando não colocamos as coisas no papel, ficamos em um estado de preocupação permanente, o que divide nossa atenção.” Assim, não somente manter essa disciplina de anotações, mas também ter foco e refletir sobre o cotidiano são pontos imprescindíveis. É com a reflexão que é possível traçar metas. 

Pessoal  X profissional 

O palestrante analisa que vida pessoal e profissional não podem ser separadas. “As coisas não marcam hora para acontecer. As demandas são cada vez maiores, há mais facilidade de sermos encontrados onde quer que estejamos.” 

Piantá ressalta que surgem demandas pessoais quando se está em ambiente de trabalho, assim como aparecem questões profissionais fora dele. “Esse é um paradigma que as pessoas ainda não quebraram.” 

Dentro dessa perspectiva de passar para o papel o que precisa ser feito e diferenciar as prioridades, Piantá recomenda o modelo de agenda em “T”, diferente do convencional. “As agendas existentes no mercado não nos estimulam a fazer a priorização e isso é uma diferença fundamental.” 

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O modelo basicamente divide com uma linha vertical os compromissos das ações, estipulando ordem e horários aos obrigatórios e encaixando na medida do possível aqueles cujos horários não são fixos ou rígidos. Ele aconselha a marcar hora somente para o que realmente precisa disso. 

Essa diferenciação evita perda de tempo e desgaste por ações que não precisam ser executadas naquele momento. Consegue-se ter mais foco no que de fato importa e, dessa forma, é possível produzir mais e melhor.

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