Economia de custos com viagens corporativas requer política interna estruturada

por mfmunhoz — publicado 02/11/2010 12h04, última modificação 02/11/2010 12h04
São Paulo - Trabalho envolve ainda conscientização de toda a companhia sobre uso estratégico dos recursos.
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As viagens de negócios são a terceira maior despesa das empresas, depois de folha de pagamento e tecnologia. Para reduzir esses dispêndios, é preciso estabelecer uma política rígida com diretrizes para a utilização de recursos e disseminar por toda a organização a importância de planejar os deslocamentos com antecedência e evitar despesas desnecessárias. O conselho é de Antonio Luiz Cubas, diretor-geral da Maringá Turismo.

“Intempéries do mercado e guerra tarifária entre companhias aéreas são fatores que interferem no gerenciamento das viagens corporativas, mas, quando existe uma política bem estruturada e gastos conscientes, é possível diminuir os custos. O maior desafio, contudo, é fazer o executivo enxergar que pode gerar economia abrindo mão de certos confortos nas viagens e promover a conscientização de todos os usuários para que atuem como gestores dos custos em deslocamentos”, destacou Cubas, que falou ao comitê de Viagens em Negócios da Amcham-São Paulo nesta sexta-feira (22/10).

O turismo brasileiro faturou em 2009 mais de R$ 32 bilhões (levando em consideração os serviços de transporte aéreo, locação e hospedagem). Desse montante, 54,94%, o equivalente a 17,61 bilhões, correspondem a viagens corporativas – segmento que gerou mais de 228 mil empregos diretos no ano. Os dados são de levantamento realizado pela Associação Brasileira de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Abgev).

Gestão das viagens

Conforme Cubas, a decisão de investir em tecnologia e pessoal para cuidar especificamente de viagens corporativas deve se basear no volume dessas operações em cada companhia. “É necessário acompanhamento constante para identificar a eficiência dos procedimentos e sistemas utilizados nos procedimentos”, indicou.

Ele recomendou a contratação de travel managers (gestores próprios de viagens), hoje em extinção, pelas companhias com maior volume de transações para melhor controle e padronização dos processos de viagens corporativas. “As empresas geralmente não mantêm esses profissionais, passando a administração das viagens corporativas às agências. Eles são muito importantes para a cadeia, pois são quem responde dentro do ambiente corporativo e promove o contato entre agências, fornecedores e empreendimentos”, indicou o diretor.

Boas práticas

Antonio Luiz Cubas listou sugestões para o bom gerenciamento das viagens nas organizações, tais como:

  • Realização de avaliações trimestrais de desempenho dos processos de gestão das viagens corporativas;
  • Análises críticas dos acordos com fornecedores e das compras, com antecedência;
  • Intermediação de contratos por agências;
  • Adoção de programa de redução de custos em conjunto com política de viagens;
  • Melhoria na gestão de reembolsos de bilhetes aéreos não voados, que muitas vezes acabam esquecidos (ticket tracking).


Cubas sugeriu ainda a utilização de cartões corporativos para o pagamento das despesas nas viagens e de ferramentas tecnológicas que indiquem ao solicitante benefícios e prejuízos da compra, permitindo a ele e ao aprovador compreender o que se deixa de economizar com os serviços escolhidos.

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