Empresas que planejam conseguem economizar até 65% em gastos com viagens de negócios

por marcel_gugoni — publicado 01/02/2012 17h38, última modificação 01/02/2012 17h38
São Paulo – Especialistas mostram que mercado interno está aquecido e promete mais crescimento ao setor de business travel.
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Uma viagem corporativa pode ser crucial para definir a localização de uma nova fábrica, a entrada em um novo mercado ou uma parceria comercial. Se as passagens estão caras – porque as companhias aéreas não têm mais onde cortar custos –, as empresas ainda têm alternativas para pagar cada vez menos em viagens de negócios. Quem se planeja, consegue economizar até 65% com um voo.

É o que diz o consultor Maurício Paganotto Carvalho, sócio-diretor da T&E Consulting, empresa especializada em gestão de viagens corporativas. Ele participou do comitê de Viagens e Mobilidade Corporativa da Amcham-São Paulo na terça-feira (31/01).

“A grande maioria das viagens corporativas é para fazer negócios ou para participar de eventos”, afirma Carvalho. “O gasto com viagem corporativa não é um custo, é um investimento, porque minha presença [em um evento importante] é muito mais valiosa do que qualquer passagem. É o mesmo que cortar uma prospecção por telefone porque a ligação é cara.”

Ações internas e externas

Projeções feitas pela T&E Consulting mostram que fechar acordos com as companhias aéreas pode render até 5% de desconto no preço dos bilhetes, enquanto negociações com agências de viagens e hotéis permitem economizar entre 1% e 3%.

“É muito pouco”, avalia Carvalho. “Em vez de brigar com a companhia e com hotel por 8% de desconto, a empresa tem que fazer o trabalho de casa, que traz muito mais economia.”

Essas ações externas (negociação com hotéis, companhias e agências) são as mais comuns, mas pouco eficientes, diz ele. As internas são voltadas ao planejamento das viagens. O estudo da T&E aponta que uma empresa pode deixar de gastar até 5% do total só com o controle cuidadoso dos processos.

Se, além de organizar os cronogramas, a companhia é capaz de realizar o selfbooking (sistema de compra online de passagens, hospedagens e outros serviços relacionados), a economia salta para até 25%. Se, além disso tudo, ela ainda tem como antecipar a compra da passagem, vai gastar até 65% menos.

“O que vemos nesse mercado é que o gestor nem sempre é bem informado sobre as negociações”, aponta. “Comprar antecipado é o grande problema. E a solução é planejar bem a viagem de negócios.”

Uma pesquisa feita em maio de 2011 pela consultoria comparou o custo médio por trecho entre algumas capitais para avaliar o peso da compra antecipada. Um voo corporativo São Paulo-Belo Horizonte custaria R$ 317,24, em média, enquanto uma comprada mais de sete dias antes valeria R$ 148,36. A diferença é de 53,23%.

 Se fosse para um evento entre São Paulo e Rio de Janeiro, comprar uma passagem para o mesmo dia custaria R$ 438,18, enquanto a passagem comprada mais de sete dias antes sairia por R$ 192,14.

Controlando as exceções

Carvalho diz que as empresas precisam de uma política de viagens bem elaborada. Para isso, vale descobrir quais áreas mais necessitam viajar, que tipo de viagem mais fazem e qual a época mais cheia de compromissos.

“O resto tem que ser tratado como exceção”, explica. “Mesmo que 80% das viagens só possam ser feitas em cima da hora, a empresa tem que trabalhar para reduzir ao máximo os outros 20% de viagens que podem ser antecipadas.”

Ana Maria Biselli Aidar, diretora-executiva do FOHB (Fórum de Operadores Hoteleiros do Brasil), ressalta que qualquer empresa que depende de viagens deve se programar melhor. “Esse cenário de alta da demanda requer maior planejamento”, afirma. “Comprar antes, investigar as datas com melhor oportunidade e entender bem como se comporta aquele mercado são palavras de ordem.”

“Foi-se o tempo em que se poderia viajar do dia para a noite e conseguir quarto com preços baixos. Isso não ocorre mais”, pondera. “Nesse segmento [corporativo], a demanda é maior durante a semana, principalmente nos grandes centros. Então, quando se faz um evento e é possível que ele ocorra em uma sexta, marcar o retorno para o sábado é uma boa alternativa.”

Perspectiva do setor hoteleiro

O Brasil é a bola da vez no turismo graças aos grandes eventos que já mexem com a economia: a Copa de 2014 e os Jogos Olímpicos de 2016, no Rio de Janeiro. Ana Maria afirma que a demanda por hospedagem em hotéis deve crescer na casa dos 3%, enquanto o faturamento aumentará na casa dos 15% até 2015.

“A hotelaria que trabalha o segmento corporativo tem apresentado bons resultados”, afirma. “E se a atividade econômica continuar crescendo nos atuais ritmos, vamos acompanhar de uma forma interessante.”

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