Estratégia de comunicação corporativa, eventos crescentemente estão sob responsabilidade de secretárias

por simei_morais — publicado 19/03/2013 14h46, última modificação 19/03/2013 14h46
São Paulo – Atividade ganhou relevância nas tarefas das empresas e mercado exige cada vez mais participação ou liderança de secretárias(os).
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Não há mais empresas que atravessem o ano sem algum tipo de evento em suas atividades, e uma combinação de fatores, como econômicos e organizacionais, colocou o assunto muitas vezes sob a responsabilidade do secretariado executivo.

“A crise de 2008 fez com que as empresas deixassem de contratar agências especializadas para todos os eventos e as secretárias passaram a organizar mais [os eventos] do que no passado”, comenta Flavia Mastrobuono, diretora do escritório Domínio Eventos.

Ela participou do comitê aberto de Secretariado da Amcham-São Paulo nesta quinta-feira (21/03) para falar a profissionais da área sobre tendências e habilidades que os eventos requerem atualmente. Antes do evento, concedeu entrevista ao site.

Flavia diz que essa nova realidade fez com que as equipes internas passassem a lidar mais com todos os eventos corporativos, sejam eles organizados diretamente ou liderados pelas secretárias. A complexidade, porém, não é mais a mesma que a atividade exigia há dez ou 15 anos, diz ela. “Não são mais apenas comemorações ou confraternizações, mas há cada vez mais outros tipos de eventos”, cita.

O que gerou essa diversidade de eventos foi a incorporação deles à estratégia de comunicação das companhias. “É cada vez mais comum a empresa promover alguma ação junto a um público específico, como funcionários, equipes de vendas, parceiros de negócios ou jornalistas”, explica a executiva.

Tendências

O jeito de fazer o evento também mudou. “Não basta somente fazer um check list de coisas a realizar. Se faz parte de uma estratégia de comunicação, a mensagem que a companhia quer transmitir tem de ser entendida por meio do evento”, adverte.

Para tanto, há desde recepções tradicionais, como café, almoço e jantar, até viagens corporativas, para as quais se convidam os públicos-alvo. Um desses exemplos são as viagens patrocinadas por agências de publicidade que queiram levar clientes para acompanhar o Cannes Lions International Festival of Creativity, no sul da França.

Há ainda os plant tours para conhecer fábricas e os eventos de relacionamento, em que a empresa patrocina uma ação que não necessariamente tem vínculo direto com sua atividade. “Pode ser uma experiência gastronômica, com vinhos ou até um workshop com barista”, indica. “O cuidado que se deve ter é que todas essas ações precisam gerar proximidade e facilitar os negócios”, resume.

Ela ressalta, ainda, demandas repentinas como coletivas de imprensa para responder a pedidos de entrevistas. “Tudo é para já”, brinca.

Quatro pilares

Flavia diz que o formato e o conteúdo do evento têm de imprimir a “atmosfera” da empresa. “É algo subjetivo”, avalia. Cada parte da ação precisa ser planejada para cumprir essa tarefa.

Segundo a executiva, deve-se basear em quatro pilares para realizar um evento: perspectiva do cliente, hospitalidade, excelência e criatividade. O primeiro ponto, explica, é fazer os componentes da ação a partir do gosto do cliente e não da própria organizadora.

O segundo, por sua vez, indica a estudar quem será recepcionado, seu perfil e sua cultura. “Um chinês, por exemplo, não abre um presente na frente de quem o presenteou para evitar um mal-estar, se ele não gostar”, exemplifica.

O terceiro, comenta Flavia, envolve rigor na condução dos detalhes, que têm a função de impressionar. “O nível de qualidade dos eventos cresceu muito. É preciso haver inovação constante nesse serviço”, esclarece.

Nesse sentido, o esforço tem de ser para que tudo seja criativo, o quarto pilar. “É preciso chegar ao objetivo do evento, mas de forma surpreendente, que o público não espere”, completa.

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