Ferramentas de gestão de viagens ajudam no planejamento da mobilidade corporativa

por marcel_gugoni — publicado 31/10/2012 09h54, última modificação 31/10/2012 09h54
São Paulo – Omar Ramirez, diretor de Suprimentos da Skanska Latin America, considera que a centralização dos gastos com viagens e a definição de um planejamento são facilitadas com o uso da tecnologia.
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As viagens de negócios são parte importante da rotina de empresários, executivos e gestores em busca de parceiros e novos mercados, mas em geral costumam custar caro – e são as primeiros a serem cortadas pela área financeira em momentos de restrição de gastos. O planejamento, aliado a ferramentas de gestão de custos, pode evitar que um negócio deixe de ser fechado pela impossibilidade de uma viagem.

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Usar a ferramenta e planejar é o segredo para uma viagem corporativa eficiente, afirma Omar Rosas Ramirez, diretor de Suprimentos da Skanska Latin America. “O mais importante nesse momento é as empresas começarem a olhar para as ferramentas de TMS [Travel Money Spent] que estão aparecendo no mercado”, disse.

Ele participou do comitê aberto de Viagens e Mobilidade Corporativa da Amcham-São Paulo na última sexta-feira (26/10), que debateu o tema a partir da ótica dos executivos financeiros (CFO), ou seja, de como é possível cortar custos e otimizar os preços das viagens.

A experiência mostra que a tecnologia sozinha – ou seja, reuniões por videoconferência ou chats na internet – não é capaz de alcançar os melhores resultados. “O contato entre as pessoas não pode acabar”, defende. Se cortar não é uma saída, controlar torna-se palavra de ordem na estratégia de viagens – e é aí que os softwares de gerenciamento se tornam aliados.

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No caso da Skanska Latin America, que atua com serviços de construção, manutenção e operação de projetos de petróleo, gás, energia, mineração e infraestrutura em várias regiões do Brasil, a mobilidade de funcionários é uma necessidade. A alternativa adotada foi desenvolver um plano que estabelece regras de uso das viagens para toda a empresa.

Sem citar uma ferramenta específica, Ramirez conta que a centralização dos gastos com viagens e a definição de planejamento foi facilitada com softwares de TMS. “Eles consolidam todas as informações dos diferentes sistemas e dos diferentes fatos geradores de gasto”, explica.

Os sistemas incluem desde o registro dos preços das passagens até os gastos com cartões corporativos. Quem viaja presta conta do que gastou nos cartões, e o planejamento das diferentes áreas ajuda a selecionar a melhor política de preços das companhias com voos disponíveis aos principais destinos demandados pela empresa.

“Acredito que com isso as empresas podem dar um salto de produtividade nesses sistemas num futuro próximo.”

Planejamento

O primeiro passo para adotar uma estratégia eficiente é saber que os gastos com viagens vão muito além do custo da passagem – diárias em hotéis, aluguéis de veículos, reserva de salas de reunião e muitos outros entram na conta. “É fundamental olhar o custo total das viagens e planejar”, reforça o Ramirez.

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A compra antecipada das passagens ajuda na economia. Pelos dados colhidos pelo executivo a partir dos gastos da própria empresa, passagens compradas com até cinco dias de antecedência poderiam custar a metade do que as compradas na véspera do embarque.

A rota São Paulo-Rio de Janeiro, que concentra a maior parte dos voos demandados pela Skanska, teve pouco mais de 1700 pedidos no primeiro semestre deste ano. O custo médio dos bilhetes emitidos com cinco dias ou mais de antecedência foi de R$ 301. Para as passagens compradas para voos no dia ou na véspera, o preço médio ficou em torno de R$ 630.

“Comprar antes significa economia. Por isso precisamos nos planejar melhor”, afirmou. “E o planejamento serve também para outros sentidos, não só na questão de antecedência, como também saber onde é o evento que vou participar e que tipo de visita vou fazer.”

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Local de acomodação e de evento devem ficar próximos ou, se ficarem longe, o custo do deslocamento (e o tempo gasto) também devem entrar no valor da viagem. “Às vezes acontecem casos, por exemplo, de haver um hotel mais barato na Barra da Tijuca (zona oeste do Rio de Janeiro) mas o local de reunião ser no Centro. Esse caso não compensa porque, para ir do Centro à Barra, são R$ 200 de taxi para ir e voltar, fora o trânsito. É melhor pagar um hotel mais caro e mais próximo.”

Estratégia

Ramirez diz que a estratégia de mobilidade da companhia deve contemplar essas possibilidades. “O objetivo [de um plano de viagens] é tentar simplificar a vida do viajante no sentido de ter as aprovações desburocratizadas e um adiantamento dos custos para que facilite também o controle.”

Entre as medidas essenciais de um bom plano, está saber o quanto uma viagem impacta nos negócios da empresa. “Conhecer a empresa e seus executivos ajuda a entender a que eles estão dispostos e o quanto acham uma viagem importante para aplicar [essas informações] entre as melhores práticas da política de mobilidade.”

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“Depois, é preciso se informar e descobrir as melhores práticas com o benchmark no mercado – a empresa que mais viaja, qual tem mais volume e se vale a pena contatar os executivos para saber quais políticas estão dando resultado e quais aparentemente não estão.”

Números da Associação Brasileira de Empresas e Eventos (Abeoc) preveem que, em 2012, as receitas de viagens corporativas devem crescer 14,7% frente a 2011, chegando a R$ 28,8 bilhões. Outro número, da Global Business Travel Association (GBTA Brasil), mostra que as despesas de viagens de negócios subirão 12,6% em 2013.

Considerando o potencial de crescimento do setor, Ramirez diz que o mais importante é a empresa se informar e planejar. “O setor tem muito a crescer, principalmente em eventos de negócios”, afirma.

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