Recepcionar autoridades é uma competência em alta entre os profissionais de Secretariado

publicado 19/06/2015 09h00, última modificação 19/06/2015 09h00
São Paulo – Dominar diferenças culturais, sociais, regras de cerimonial e etiqueta tornaram-se diferenciais competitivos
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Recepcionar autoridades públicas e privadas é uma competência cada vez mais exigida das profissionais de secretariado, de acordo com Flávia Mastrobuono, professora de eventos corporativos do Senac e sócia da agência Domínio Realização de Eventos.

“Elas (as secretárias) estão sendo cada vez mais valorizadas como assistentes de eventos, pois precisam conhecer regras de cerimonial e etiqueta, além de dominar competências culturais e sociais”, disse Flávia ao site da Amcham, antes de participar do comitê de Secretariado da Amcham – São Paulo, na quinta-feira (18/6).

Ao organizar um encontro com visitantes estrangeiros, por exemplo, é conveniente averiguar quais os costumes o país do visitante adota em relação ao cerimonial e aplica-los na visita, para evitar situações embaraçosas. “Os encontros corporativos com convidados ilustres também são eventos sociais. A secretária tem que saber recepcionar e observar o protocolo para presentes e diálogo com estrangeiros”, assinala Flávia.

O convite a autoridades tem que ser feito pelo menos dois meses antes do evento, de acordo com a professora. Explicar a importância do evento à equipe é uma forma de influenciar positivamente a decisão do convidado. Os assistentes devem ser abordados com cortesia e deferência. Se eles não entenderem o objetivo da reunião, vão acabar apresentando o evento de forma negativa à autoridade, o que aumenta as chances de recusa, disse Flávia.

Se uma empresa quiser convidar autoridades públicas de alto escalão, precisa formular o convite com pelo menos três meses de antecedência, disse Carlos Takahashi, coordenador do curso de Cerimonial Público do Instituto do Legislativo Paulista. “A regra se aplica ao Presidente da República, ex-presidentes, ministros de Estado e governadores. É que o convite passa por várias instâncias até chegar à autoridade”, detalha.

Para uma reunião bem-sucedida, Takahashi recomenda seguir a regra do 5S: Saber, referindo-se às regras de cerimonial e de protocolo, Sentir (jogo de cintura para imprevistos), Sorrir (“agir com naturalidade e simpatia”), Somar (“agregar outras áreas, como imprensa, segurança e produção, por exemplo”) e Simplificar (o evento).

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