Uso de celulares e computadores pessoais nas empresas traz produtividade, mas requer cuidados jurídicos

por marcel_gugoni — publicado 28/08/2012 15h23, última modificação 28/08/2012 15h23
São Paulo – Companhias que permitem uso de aparelhos dos próprios funcionários no ambiente de trabalho têm que estabelecer regras de acesso a dados e limites de horários para evitar riscos.
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Celulares, notebooks e tablets são equipamentos cada vez mais à mão dos consumidores e inseparáveis do dia a dia das empresas. A companhia que permite o uso de aparelhos dos próprios funcionários no ambiente de trabalho ganha em mobilidade e produtividade, mas tem que ficar atenta a questões como riscos de perdas e mau uso de dados estratégicos ou questões trabalhistas relativas a horas extras e privacidade dos empregados.

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A consumerização, que é justamente a possibilidade de trabalhadores usarem aparelhos pessoais no exercício de suas funções corporativas, é considerada um caminho sem volta. Hamilton Berteli, Chief Technology Officer (CTO) da Avanade do Brasil, consultoria especializada em soluções de tecnologia, diz que “a mobilidade e a praticidade não só são desejáveis nas empresas, como são um verdadeiro diferencial competitivo.”

Berteli participou nesta terça-feira (28/08) do comitê aberto de Direito da Tecnologia da Amcham-São Paulo, que debateu as implicações legais, os riscos e as oportunidades da consumerização nas empresas.

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Em uma pesquisa feita pela Avanade realizada em 2011 com 605 executivos de Tecnologia da Informação em 17 países, 97% disseram que seus funcionários usam dispositivos pessoais no trabalho. Além disso, 94% já planejam novos investimentos para apoiar e ampliar o uso desses dispositivos nos próximos 12 meses, o que inclui aquisição de softwares de controle e aumento do acesso a redes wireless, por exemplo.

“Estamos vendo uma unificação do ambiente de trabalho”, afirma. “Antigamente, só as empresas tinham poder de pagar computadores, redes, acesso a internet. Hoje, os preços estão tão baixos que os dispositivos de muitas empresas são menos poderosos do que os que usamos em nossas casas.”

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A consumerização facilita, por exemplo, o acesso a ferramentas e configurações nos aparelhos que os próprios donos estão acostumados a utilizar. Gigantes de tecnologia, como Apple, IBM, e Google já praticam esse sistema, apelidado de bring your own device (traga seu próprio equipamento, em inglês) ou BYOB. “A própria característica do trabalho mudou.”

E-mail e redes sociais

Berteli diz que a maior parte dos aparelhos, no Brasil, ainda é empregada para duas atividades simples: verificar e-mails e usar as redes sociais. Como mostra a pesquisa, 75% dos usuários checam mensagens por smartphones ou tablets, mesmo no trabalho, enquanto 53% verificam atualizações de amigos e contatos profissionais pelas redes.

Quando se pensa no acesso corporativo, 47% dizem usar sistemas como ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema integrado de gestão empresarial), 31% utilizam CRM (Customer Relationship Management, ou sistema de gerenciamento de relações com o cliente) e 34% veem relatórios de despesas.

“Essas aplicações representam uma grande mudança no modo como a tecnologia corporativa está sendo utilizada pelos colaboradores em seus dispositivos pessoais”, analisa o executivo. “Entre os benefícios apontados pelos profissionais estão maior produtividade, melhora na satisfação do colaborador, avanço na colaboração interna e crescimento na qualidade do serviço ao cliente.”

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Mas, na hora de implementar a consumerização, questões legais ainda causam alguma incerteza nas empresas, como explica Rony Vainzof, advogado especializado em Direito Eletrônico e Digital da Opice Blum Advogados Associados e vice-presidente do comitê de Direito da Tecnologia da Amcham. “O uso do e-mail corporativo é uma das questões que trazem impacto na esfera jurídica”, diz. “A maior preocupação é como separar o que é trabalho e o que é uso pessoal.”

A privacidade é um dos aspectos levantados. Para a empresa, sendo ou não dona do aparelho, a jurisprudência dá direito ao controle do acesso e à possibilidade de verificação de dados. Mas o ideal é que ela não viole a privacidade.

“A empresa deve ter uma política clara de segurança à informação, mas respeitando o direito constitucional da inviolabilidade da privacidade e da intimidade”, explica. “Permitir o uso de e-mail pessoal em horário de trabalho é uma brecha que se abre pensando no conforto do funcionário, mas o e-mail corporativo ela tem direito de monitorar.”

Hora extra

As horas extras e adicionais por tempo trabalhado são outros pontos de atenção. Vainzof cita casos de profissionais que respondem e-mails de casa, tarde da noite, e depois pleiteiam adicionais ao salário. “A empresa tem que achar uma saída para limitar o uso do dispositivo fora do horário de trabalho”, sugere.

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No caso de um laptop de um gerente que tem permissão para usar programas operacionais da companhia, uma saída é limitar o horário de acesso ao programa. As demais funcionalidades voltadas ao uso pessoal não seriam afetadas, e o profissional não teria como burlar as regras da empresa.

Outro caso seria de vendedores que trabalham prioritariamente na rua. Se uma empresa se nega a pagar adicionais (a hora extra sobrelabor), a mesma tecnologia poderia comprovar que o profissional estava na execução de seu ofício, mesmo que fora do escritório, por exemplo. “A tecnologia traz soluções que agregam valor, mas embute problemas a serem resolvidos também. E é nela mesma que as empresas devem encontrar as soluções”, ressalta o advogado.

Para Berteli, da Avanade, questões como vazamento de dados e outros cuidados para evitar riscos de imagem podem ser resolvidas com controles e regras de utilização bem difundidas na equipe. “O controle sobre as permissões têm que ser dados pela própria empresa. Ela é que define o que é e o que não é aceitável na consumerização”, afirma. Em outras palavras, a implantação da prática passa pela definição de perfis e níveis de acesso entre as equipes.

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Para outras questões de produtividade, isto é, de comprovação se o funcionário está mesmo executando um bom trabalho ou somente enrolando o chefe usando o próprio computador, não há ferramenta melhor do que treinamento corporativo e bom senso profissional. “A melhor forma de comprometimento e engajamento ainda é a educação”, completa o executivo.

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