Automatizar processos na área financeira traz ganhos de eficiência e prepara empresa para crescimento

por andre_inohara — publicado 14/08/2012 16h53, última modificação 14/08/2012 16h53
São Paulo – Executivos financeiros contaram suas experiências com a integração de sistemas e processos de back office.
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Em um departamento financeiro corporativo, os benefícios da automatização do chamado back office (áreas administrativas não ligadas diretamente a clientes, como contabilidade, informática e recursos humanos) vão além dos ganhos de eficiência na geração de informações estratégicas e análises de retorno de investimento. Também possibilitam a sinergia necessária para integrar rapidamente outras operações que venham a ser incorporadas ao negócio.

No comitê de Finanças da Amcham-São Paulo, nesta terça-feira (14/08), foi possível conhecer o caso de duas empresas – a transportadora de valores Protege e a consultoria de TI (Tecnologia da Informação) CPM Braxis Capgemini – que estão passando pelo processo de automatização administrativa.

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“A Protege é uma empresa de gestão familiar que está preparada para dar o próximo salto e gerar relatórios gerenciais e uma visão mais prospectiva de negócios. Já a CPM Braxis Capgemini é uma multinacional que precisa ganhar escala em nível global”, observa Luiz Viotti, sócio líder de Consulting Finance da PricewaterhouseCoopers (PwC) e moderador do encontro.

A Protege conseguiu visualizar de forma mais precisa os dados das suas unidades regionais e até compará-los entre si. Também percebeu que a integração financeira de uma empresa recém-comprada foi concluída em curto espaço de tempo. Já a consultoria de TI [Tecnologia da Informação] CPM Braxis Capgemini tem um grande desafio de consolidar as diversas empresas do grupo espalhadas pelo mundo em uma estrutura unificada de back office.

Protege pronta para crescer

No início de 2004, o executivo João Cappi deixou a operadora Telemar após uma bem-sucedida experiência de implantação de automatização de back office, para liderar um processo semelhante na Protege. No grupo, em que assumiu a função de diretor de Administração e Finanças, ele lembra que teve que começar do zero novamente. “Deparei-me com a necessidade de informatizar totalmente a empresa, e não apenas a área financeira”, conta Cappi.

Cada área tinha seu sistema cativo e aplicativos específicos, e o uso de planilha eletrônica de cálculo não era incomum. “Havia 14 diferentes sistemas formais de back office para suportar as áreas de Finanças, Jurídico, RH e Suprimentos”, exemplifica.

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Na primeira etapa, a escolha e implementação do sistema integrado levaram quase dois anos, entre teste e instalação de programas.

“Tivemos o apoio da alta gestão, pois a chance de um sistema não atender plenamente às expectativas eram enormes. Todos reclamavam que o sistema demandava muitas requisições de serviço. Depois, descobriam que ele não era mais centralizado nas áreas, e que era preciso alimentá-lo com informações em cada ponto da empresa”, conta.

No processo que se encerrou em 2005, uma redução de pessoal acabou se mostrando inevitável. “O objetivo não era esse, e sim o ganho de produtividade. Tínhamos que preparar a empresa para crescer, de modo a que, quando adquiríssemos outra companhia, ela entrasse no processo [de integração] de forma natural”, destaca Cappi.

O processo teve êxito. Há dois anos, a Protege comprou uma empresa na região Norte com 2 mil funcionários, cuja gestão não era profissionalizada. O que poderia ser um processo moroso de integração foi concluído em menos de três meses. “Essa companhia foi integrada em nosso back office em dois meses e meio. Foi um processo simples de registrar, por exemplo, áreas de folha de pagamento e contabilidade em nosso sistema.”

A sinergia obtida foi mais importante que uma eventual redução de custos, argumenta Cappi. “Nosso retorno foi ter preparado a empresa para o crescimento. Quando incorporamos o processo, tínhamos 13 mil funcionários e hoje temos 21 mil.”

Desafio futuro da CPM Braxis

A exemplo do que viveu Cappi, Alessandro Piero Porro, CFO da CPM Braxis Capgemini, terá o desafio de começar a integração do zero. “Estamos na fase inicial de discutir a simplificação e a padronização de processos em um ambiente global. O controlador francês passa pelo mesmo processo”, comenta o executivo.

A história da CPM Braxis Capgemini é repleta de fusões e aquisições, o que exigiu da direção esforços para padronizar e integrar as diversas culturas empresariais. Criada em 2007 pela junção de três empresas, a CPM Braxis acabou sendo adquirida pela multinacional francesa Capgemini três anos depois.

A experiência de Porro na integração de back office vem do período em que foi diretor financeiro da Oracle. A multinacional americana de serviços de TI possuía cerca de 200 servidores espalhados pelo mundo e vários aplicativos. Depois de seis anos de estudos e aplicações-piloto, a Oracle transferiu seus serviços de back office para a Costa Rica, devido aos custos menores.

Ter um centro compartilhado de serviços deu mais agilidade à Oracle, o que possibilitou mais eficiência na agregação de empresas compradas . “Seja um crescimento orgânico de 15% a 20% ou de 50% por aquisições, só conseguimos suportar porque tínhamos estrutura financeira que permitia escala. Do contrário, a solução teria sido dobrar a área financeira. No caso, foi só trazer as novas empresas para o sistema.”

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