Empresas precisam ter objetivo claro para fazer evento corporativo com sucesso, apontam especialistas

por marcel_gugoni — publicado 16/05/2012 17h57, última modificação 16/05/2012 17h57
Marcel Gugoni
São Paulo – Passo faz diferença entre gastar muito e não atingir a meta ou fazer um evento barato e altamente eficiente em termos de resultados.
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O primeiro passo das empresas para realizar uma viagem de incentivo ou evento corporativo é definir claramente os objetivos dessa atividade. Para especialistas da área, ter um foco claro de qual cliente atingir e que mensagem se quer passar pode ser a diferença entre gastar muito e não atingir a meta ou fazer um evento barato e altamente eficiente em termos de resultados.

Oscar Cerezales, diretor da MCI Brasil, uma das maiores gestoras mundiais de eventos, diz que a motivação de uma viagem de incentivo, para uma empresa, é ver seus “colaboradores felizes”. Ele debateu o tema de “como fazer mais com menos” no setor durante o comitê aberto de Viagens e Mobilidade Corporativa, realizado nesta terça-feira (15/05) na Amcham-São Paulo.

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A lição é de que o responsável pelo evento sempre precisa ter bem claro o objetivo daquele encontro e qual a melhor maneira de dialogar com o cliente, isto é, de extrair o resultado esperado com a atividade.

Na avaliação de Igor Tobias, diretor geral da Privia, empresa especializada em estratégias de criação e desenvolvimento de eventos corporativos e viagens de incentivo, “é necessário maximizar o investimento e apostar em resultado”. Em outras palavras, vale mais uma ação que custe menos e traga resultados estratégicos para a empresa do que aquela feita somente para impressionar e cujos resultados sejam pouco palpáveis.

José Zuquim, diretor da Ambiental Turismo, agência especializada no nicho de viagens sustentáveis, defende que o “destino está diretamente relacionado com a própria campanha da empresa”.

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Eles foram unânimes em dizer que, para cada evento, vale analisar com cuidado o que é gasto e o que é investimento: o primeiro não tem retorno; o segundo traz resultados à empresa e representa uma experiência genuína para o cliente. É aqui que reside a diferença entre o evento de sucesso e o custo inócuo.

Custo em alta

Amauri Caldeira, diretor geral da Sociedade Brasileira de Turismo (Sobratur), consultoria especializada em turismo e viagens corporativas, diz que “temos que saber o que fazer, como executar, que público atingir, qual o budget disponível e que, quanto maior o tempo para o planejamento, mais fácil é negociar tarifas com hotéis, com companhias aéreas e outros.”

Aspectos como escassez de infraestrutura de centros de convenção e salas de reunião, somados à baixa oferta de leitos em hotéis, fazem com que os eventos corporativos fiquem cada vez mais caros no Brasil. Caldeira diz que há muita dificuldade em se conseguirem hotéis nas grandes capitais, como São Paulo, Rio de Janeiro, Recife e Curitiba, porque estão sempre lotados.

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“A lei de mercado impede que nessas cidades as empresas façam mais e gastem menos”, defendeu.

Para o especialista, as tarifas de hotéis têm subido bastante, ao mesmo tempo em que não há ampla oferta de centros de convenções para a realização de eventos. “Essa é uma das grandes dificuldades no País”, disse. “No exterior, os preços são mais baixos porque a infraestrutura já está pronta, há muita oferta, e aqui ainda estamos criando um parque hoteleiro e de eventos.”

“Por falta de equipamentos e estrutura no Brasil, estamos sendo obrigados a ir para fora. O Brasil tem pouquíssimos centros disponíveis que comportam um evento para 5 mil pessoas”, aponta.

Cancún e Miami

Dimas Barros Moura, gerente de Marketing para a América Latina da empresa de tecnologia Unisys, conta que, em 2011, promoveu um evento corporativo para clientes a fim de apresentar produtos e consolidar a marca. “Uma diária em um hotel do Rio de Janeiro custou US$ 400 por pessoa. O mesmo nível de hotel pode sair por US$ 100 em Miami (Estados Unidos) ou em Cancún (México).”

“Por dia, só na cidade de São Paulo há em torno de 50 eventos corporativos” de empresas que querem conquistar clientes ou apenas aproximar grupos para facilitar negócios. “A falta de local influencia muito na alta de preços, e o resultado é o encarecimento das salas de hotéis e centros de eventos em geral.”

O gerente de Marketing pondera que, na ponta do lápis, eventos fora ou dentro do País podem ficar com contas parecidas. Mas o resultado é bastante diferenciado – pendendo muitas vezes positivamente para os locais de fora pelo apelo de se conhecer outro país.

Parcerias

Outro aspecto que influencia no preço de eventos e viagens corporativas é a comodidade de uma parceria com uma agência. Moura, da Unisys, diz em que todo evento em local fechado, como hotéis ou casas de show, não é preciso contratar uma agência porque costumam já ter infraestrutura montada.

“Mas eventos que requerem criatividade exigem um controle de criação e desenvolvimento, algo mais diferenciado, e aí sim é importante encontrar uma parceira”, avalia. Uma das ações que ele realizou envolveu a montagem de tendas em uma rua em área erma da região de Rio Negro, na Colômbia. A ideia era trazer os clientes para um ambiente um pouco mais selvagem que os tirasse da mesmice do dia a dia.

A criatividade da ação contou com a ajuda de uma empresa local, que envolveu colaboradores e outros prestadores de serviços para seu sucesso. “Temos que cuidar dos pequenos detalhes, como checar se vai chover ou não, se o palestrante vai conseguir chegar a tempo ou se os principais palestrantes precisam de visto. Com a ajuda das agências, é possível ter um plano B na manga para esses imprevistos.”

A opinião dos especialistas é de que as agências ajudam na execução de boa parte do trabalho, enquanto a empresa preza pelas questões estratégicas do evento. É um complemento ao porquê da ação, à motivação do passeio ou do espetáculo.

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