Gerenciamento de despesas de viagens com uso de sistemas de informação ainda é incipiente no Brasil

por daniela publicado 19/07/2011 15h19, última modificação 19/07/2011 15h19
São Paulo- Segundo David Kaufman, sócio da consultoria americana Acquis, a coleta e a análise de dados diferenciados permitem negociação mais adequada com fornecedores.
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O controle de gastos com viagens de negócios dos colaboradores através da aplicação de tecnologias avançadas auxilia as empresas na melhor adequação das suas políticas de mobilidade e processos, gerando economia, orienta David Kaufman, sócio da consultoria americana Acquis, especializada em serviços inovadores para gestão de negócios. Esses sistemas, comuns em companhias de variados portes nos Estados Unidos e na Europa, ainda são pouco utilizados no Brasil.

“Esse tipo de gerenciamento de despesas de viagens com sistemas de informação ainda está em estágio inicial no Brasil. Aqui, apenas algumas grandes empresas estão fazendo isso. Mas, com a economia brasileira crescendo e a maior interação com os mercados americano e europeu, a tendência é que essa e outras melhores práticas venham a ser compartilhadas", disse Kaufman nesta terça-feira (19/07) no comitê de Viagens e Mobilidade Corporativa da Amcham-São Paulo.

Esses sistemas de informação desenvolvidos de acordo com a necessidade de cada organização, segundo o especialista, permitem a coleta de dados sobre os gastos em viagens e geram relatórios categorizados por estado, cidade, hotéis, passagens aéreas, alimentação e locação de veículo, entre outros aspectos - tudo o que permite visualizar se a estratégia da área é realmente eficaz ou se merece alterações.

“Os dados mais consistentes facilitam a negociação com fornecedores. Há uma correlação entre as transações comprovadas nos relatórios e tarifas mais vantajosas que são obtidas”, explicou.

Os sistemas de informação passam a representar também menos gastos na comparação com o processo tradicional, lento e custoso dos reembolsos, que consistem normalmente em os executivos inserirem os valores das despesas em planilhas de Excel, fazerem a impressão desse documento, anexarem recibos e notas, solicitarem assinaturas de superiores, e depois transferirem todo esse material aos departamentos financeiros para que sejam computados. 

Atualmente, já é possível verificar algumas empresas bastante avançadas na integração dos sistemas de reservas online com a gestão de despesas. “Por exemplo, quando o executivo faz a reserva do hotel, o valor já entra diretamente na despesa da companhia”, disse o consultor.

Tecnologia aplicada

No evento da Amcham, Kaufman destacou os passos fundamentais que os gestores de viagens das companhias devem dar para que a aplicação desses sistemas seja bem sucedida:

- Simplificar a contabilidade: é preciso focar nos comprovantes, notas e recibos fundamentais, evitando detalhes supérfluos.
- Listar as categorias de despesas item por item.
- Destacar pessoas qualificadas que entendem dos requisitos para atuar no projeto.
- Pesquisar fornecedores dos softwares de gerencimento ou checar a viabilidade de configurá-los internamente.
- Colocar em prática um projeto piloto para testar o funcionamento antes de liberar o sistema a todos os colaboradores.
- Uma vez implementado, garantir suporte permanente aos usuários para esclarecimento de dúvidas.

Rotina

Também no evento da Amcham, Keila Yuka Hanashiro Takata, gestora de Viagens Corporativas do banco Santander, reconheceu que, de modo geral, nas organizações têm aumentado a pressão da alta diretoria pela redução de custos, inclusive os de viagens. “A gestão das despesas é um assunto cobrado internamente. Os diretores exigem reportes frequentemente”, comentou.

Na visão dela, muitas empresas se preocupam com os gastos de viagens relacionados às passagens e hotéis. Já o reembolso de outras despesas, como aluguel de veículos, telefonia e lavanderia são deixados em segundo plano, o que é um erro. De acordo com Keila, cabe aos gestores de viagens atuar para gerar valor a companhia em todos esses aspectos.

Conforme Patricia Thomas, diretora da Associação Brasileira de Gestores de Viagens Corporativas (ABGev), para que a utilização dos sistemas tecnológicos de gestão de despesas de viagens avance no País, as empresas devem derrubar algumas barreiras culturais. “A principal delas é o receio da adesão ao cartão de crédito corporativo. Ao contrário do que se pensa, ele permite mais controle”, ressaltou a especialista.

 

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