GTD: cinco passos para gerir melhor o tempo

publicado 21/05/2015 11h17, última modificação 21/05/2015 11h17
São Paulo – GTD é sigla de Getting Things Done, sistema que põe tarefas em perspectiva
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Colocar todas as tarefas em perspectiva e realizá-las como num sistema integrado de produção – e sem estresse – é o que promete o GTD, sigla para Getting Things Done. Traduzido como “A Arte de Fazer Acontecer”, o sistema criado pelo consultor americano David Allen propõe cinco passos para a gestão do tempo.

“Ele é simples e prático. Tira as pessoas do caos para depois lhes brindar com a perspectiva,” diz Márcio Graf Welter, especialista em produtividade e gestão do tempo da Call Daniel e da Lumen, que foi o convidado do comitê aberto de Secretariado da Amcham – São Paulo, quinta-feira (14/05).

O diferencial do GTD, diz Welter, é que não se trata de dica, mas de um método. O objetivo é que o profissional ou estudante que o pratique tenha as informações corretas “à porta da mente”, no momento certo de usá-las.

“O princípio básico é ter a mente tranquila”, afirma o especialista. Para tanto, há cinco passos para gerenciar compromissos, informações e comunicações, de acordo com o GTD.

Os cinco passos

O primeiro é coletar as informações, tirando todas as informações da cabeça. “Há muita coisa que fica na mente como meteoro, isso atrapalha a produtividade”, observa.

Em seguida, deve-se processar, fazendo perguntas sobre o que foi coletado anteriormente para clarear o cenário. “Pergunte-se ‘preciso fazer algo em relação a isso?’ e ‘leva menos de dois minutos para fazer?’. Se sim, faça na hora. Assim, ganha-se produtividade”, ensina.

O terceiro passo pede que se organize um local para “depositar” tudo o que foi processado. Pode ser no Outlook, no Gmail, no Evernote ou num papel. O que importa é a metodologia e não a ferramenta, salienta o palestrante. “Isso vai levar a visualizar as tarefas, dando perspectiva a médio e longo prazos. Sem perspectiva, fica fácil se perder”, comenta.

São essas etapas que permitem ter acesso rápido às informações certas, no momento certo. É como se o praticante as avaliasse e as deixasse em local seguro, prontas para serem utilizadas. “As informações ficam à porta da mente, que foi feita para ter ideias, não para guarda-las”, destaca Welter.

Com isso, é possível planejar as ações, já no quarto passo. É importante refletir sobre a natureza das tarefas, se são previamente planejadas ou não (como “apagar incêndio”). E então definir o trabalho. “Deve-se encaixar as diferentes atividades no calendário para ter um painel de prioridades da semana. Esse calendário tem de conter porcentagem significativa dessas diferentes naturezas de trabalho”, pontua.

O quinto passo é colocar em ação tudo o que foi planejado. Se os quatro passos anteriores forem bem feitos, o quinto ocorre de forma natural. “É se engajar com o que planejou”, considera Welter.

“Isso pode ser feito por qualquer pessoa que quer fazer mais com menos e estar totalmente engajada com os grandes porquês de suas vidas”, declara.

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