Improviso é um dos erros mais graves na organização de eventos, de acordo com especialista

publicado 18/07/2016 13h20, última modificação 18/07/2016 13h20
São Paulo - Para Magali Mata (Fatec), participante percebe se evento foi bem planejado ou não
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Um evento bem organizado transcorre com fluidez e é notado pela plateia, assegura Magali Amorim Mata, coordenadora do curso de Secretariado Executivo da Faculdade de Tecnologia (Fatec). “O improviso é um dos erros mais graves na organização de eventos. Com preparo antecipado, as chances de algo dar errado são muito reduzidas”, disse Magali ao site da Amcham, após participar do comitê de Secretariado Executivo da Amcham – São Paulo em 7/7.

Magali abordou o tema da organização de eventos e destacou a importância de um bom planejamento. “A programação adequada, a constante observação dos detalhes e uma equipe sinérgica são rapidamente percebidas pelos participantes.” Nas empresas, há vários tipos de eventos. Eles podem abranger o lançamento de produtos, apresentação de resultados, palestras motivacionais ou treinamento e capacitação. “Os eventos fazem parte do mix de comunicação da empresa e são necessários para atingir públicos-alvo específicos”, argumenta a especialista.

Além do planejamento, algumas dicas importantes são o de conhecer o público-alvo para criar ações direcionadas, e manter uma equipe bem coordenada. “A comunicação com a equipe tem que ser compartilhada. Quando todos ficam a par do que está acontecendo, a sinergia aumenta e diminui a ocorrência de imprevistos”, destaca Magali.

Para deixar uma boa impressão nos participantes de um evento, outra recomendação é abusar da criatividade. “Não se trata de ter budget elevado, mas sim ter criatividade. É por isso que o organizador deve se colocar no lugar do público e imaginar o que ele gostaria de encontrar no evento, e que ainda não viu em nenhum outro”, observa a especialista.

Ainda de acordo com a especialista, as secretárias têm papel importante no acompanhamento de eventos. E mesmo que elas não estejam organizando, é importante que elas estejam a par do planejamento e conheçam os fornecedores, como forma de acompanhamento.

Depois que o evento acabou, é hora de avaliar os resultados. Magali disse que é importante deixar questionários de avaliação para saber se o evento atingiu as expectativas e o que pode ser melhorado em eventos futuros. Outra forma é observar como os participantes reagiram ao evento. “Uma das formas indiscutíveis de saber se o evento obteve sucesso é descobrir o quanto ele ficou retido na mente do participante. E isso tem muito a ver com criatividade.”

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