Secretárias mais produtivas dominam aplicativos de escritório e redes sociais

por andre_inohara — publicado 20/07/2011 12h12, última modificação 20/07/2011 12h12
São Paulo – Conhecer os recursos disponíveis das ferramentas eletrônicas encurta o tempo de realização das tarefas. Além disso, troca de experiências pela internet ajuda a reforçar aprendizado.

Além dos aplicativos de escritório, a internet e as redes sociais são grandes aliados das profissionais de secretariado na otimização das tarefas diárias. Para o palestrante e consultor Fernando Andrade, da Pessoas e Tecnologia, quem sabe extrair o uso mais adequado dessas ferramentas ganha tempo e entrega resultados de forma mais rápida.

“Quando uma secretária entende como usar os recursos de um gerenciador de e-mails ou de um editor de texto, faz o trabalho com mais eficácia e passa a ser vista como imprescindível pela empresa”, comentou Andrade, que participou do comitê de Secretariado da Amcham-São Paulo nesta quarta-feira (20/07).

A tecnologia está evoluindo rapidamente, e por isso é cada vez mais importante se familiarizar rapidamente com ela, afirmou Andrade. “Em muitas empresas, são as secretárias que se encarregam das teleconferências com imagem e áudio”, lembrou

Conhecer novas tecnologias não basta. É preciso também fazer o melhor uso das tecnologias tradicionais. Uma apresentação realizada em um programa editor como o PowerPoint não deve conter excesso de informações nos slides, pois sua leitura se torna cansativa, ensinou.

“De que adianta uma secretária apresentar slides no PowerPoint que ninguém consegue ler e são desestimulantes? Não basta aprender uma tecnologia, é preciso saber usá-la de forma eficaz”, observou Andrade. O recomendado é usar poucas frases em cada lâmina de apresentação, e em fonte grande.

Internet é oportunidade para troca de experiência

A internet e as redes sociais também são ferramentas de conhecimento e troca de experiências.  Se o objetivo for programar uma viagem corporativa, os sites de busca oferecem ferramentas que tornam o serviço mais rápido, desde que devidamente programados.

“Os sites de busca têm recursos extras que agilizam o processo de pesquisa. Se uma secretária souber o que digitar, achará informações de forma mais precisa”, exemplificou.

Caso não domine uma tecnologia, a secretária pode encontrá-la nas redes sociais. “Muitas secretárias têm blogs, e através deles obtêm ou publicam informações úteis de contato para as empresas. Outras criam grupos de relacionamento para trocas de experiência”, comentou Andrade.

Até mesmo perfis em comunidades virtuais como o Facebook podem ser úteis. “É possível trocar informações sobre tudo o tempo inteiro.”

 

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