Jurídico deve dobrar atenção à gestão da empresa com a vigência do eSocial

publicado 17/03/2014 16h31, última modificação 17/03/2014 16h31
São Paulo – Eventuais quebras de prazos e aumento da visibilidade da empresa podem gerar demandas
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O novo eSocial, que vai unificar as informações sobre os empregados para enviá-las ao governo federal, requer integração de todos os departamentos da empresa. Mas será o alinhamento de todas as áreas com o jurídico que permitirá prevenir futuras demandas, afirmam João Lins e Marcel Cordeiro, respectivamente sócio People & Change e sócio Labor da PwC.

Os problemas podem surgir com o aumento da visibilidade que as companhias terão, no eSocial, e o prazo para a vigência do novo sistema, a partir de junho.

Lins e Cordeiro explicaram os motivos durante o comitê estratégico de Diretores e Vice-Presidentes Jurídicos da Amcham – São Paulo na quarta-feira (12/03).

O primeiro entrave pode ocorrer logo na largada do novo sistema. “Estamos a menos de três meses da data de início e, até então, o governo não divulgou as especificações técnicas para as empresas conectarem seus arquivos com a Receita Federal. O teste inicial estava previsto para fevereiro”, comenta Lins.

Visão macro

Mas é na compilação de todos os dados dos funcionários em que pode surgir o principal desafio das empresas. O eSocial vai solicitar informações pertinentes ao trabalho de seis entes do governo (Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Receita Federal – RFB e Ministério do Planejamento), sob a supervisão da Receita Federal.

A maioria das exigências que o sistema fará em conjunto já existe de forma fragmentada, mas alguns tópicos serão novos, como os aspectos do ambiente laboral e os níveis de estresse, dentro do escopo de medicina do trabalho.

“Haverá um cruzamento de dados que será analisado pelos fiscais e a conseqüência é que vai aumentar a visibilidade sobre as atividades da empresa”, diz. “Os dados serão expostos e a análise da Receita será muito mais sofisticada”, complementa.

Exemplos

O risco de levar multas por sonegar informações vai ser maior. “Se uma empresa parar de reportar acidentes de trabalho ou fizer diminuição drástica dos comunicados, uma análise dos meses anteriores poderá indicar se há omissão”, explica.

O novo sistema não aceitará problemas com CPFs. Os funcionários, então, terão de resolver suas situações junto à Receita, se houver alguma irregularidade, mesmo acidental, como o mesmo número para homônimos.

Erros em cadastros também terão de ser corrigidos. “Numa empresa que começou a se preparar para o eSocial e compilou os dados, apareceu um beneficiário com 900 pais”, cita Lins.

Mudanças com a prática

Todo o volume de informações exigidas vai demandar um trabalho interdisciplinar, com engajamento de todos os setores da empresa, dizem os especialistas. “Um gestor terá de avisar imediatamente se um funcionário que não trocou de função nem salário deixar, por exemplo, de operar uma máquina em área de risco para ficar no computador”, aponta Cordeiro.

O ideal é que se monte uma estrutura de governança interna para garantir a prestação correta de informações.

O cuidado também será maior com a contratação de terceiros, que deverá ser reportada com o mesmo rigor. “Normalmente o departamento de marketing terceiriza uma ação e comunica as questões financeiras. O novo sistema também vai exigir dados dos profissionais envolvidos” exemplifica.

“São fatores críticos de sucesso, na adequação ao eSocial, a perspectiva multidisciplinar, o apoio da alta administração, o diagnóstico da situação atual, a gestão de projetos e a gestão da mudança”, afirma Lins.

A conseqüência é que as empresas terão de racionalizar a gestão de pessoas. Se o foco da gestão estiver no cumprimento das obrigações sem “arrumar a casa”, dizem os convidados, o custo será elevado. Como parte desse processo, toda informação compilada terá de ser analisada, inclusive juridicamente, antes de ser repassada ao governo.

Pesquisa

Segundo Lins e Cordeiro, as empresas que já começaram a se adequar ao novo sistema estão se dando conta do tamanho da lacuna que existe entre as regras e o que é feito atualmente. “E isso é importante também para planejar medidas de defesa junto aos órgãos”, cita Lins.

Eles chegaram a essa conclusão após uma pesquisa, entre o final de 2013 e o começo de 2014, com 48 grandes companhias brasileiras. A seis meses do início da vigência do eSocial, apenas 42 % delas estavam se preparando para a transição.

Para 36,6% das respondentes, a maior dificuldade para a execução do novo modelo é a mudança cultural dos profissionais que estarão ligados à tarefa. Outros 20,7% apontaram os processos internos e 16,3% disseram que o sistema e a tecnologia são os maiores empecilhos. “Os fatores geradores de problemas estão na gestão”, analisa Cordeiro.

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